Yeni Şirket Kuranlar İçin Basılı Evrak Kontrol Listesi

Yeni şirket kuranlar için basılı evrak kontrol listesi: logodan faturaya, kartvizitten antetli kağıt ve zarfa kadar hangi evrak, hangi sırayla hazırlanır?

Yeni Şirket İçin Basılı Evrak Hazırlığına Nereden Başlanır?

Yeni şirket için basılı evrak hazırlığı, şirket bilgileri kesinleştikten sonra logo ve kurumsal kimlikle başlar, resmi evraklarla devam eder, kartvizit ve yazışma evraklarıyla tamamlanır. Bu sıra, aynı bilgiyi birkaç kez değiştirip evrakları yeniden bastırma riskini azaltır. Aşağıdaki tablo listenin özetidir:

Basılı evrakların neredeyse hepsinde ticari unvan, adres ve vergi bilgileri yer alır. Bu yüzden ilk iş tasarım değil, şu bilgilerin kesinleşmesidir:

• Ticari unvanın resmi kayıtlardaki tam hali
• İşyeri adresi ve varsa şube adresleri
• Vergi dairesi ve vergi numarası
• Firma telefonu, e-posta adresi ve alan adı

Şirket kuruluş işlemleri genellikle bir mali müşavirle yürütülür. Bilgilerin kesinleştiğini ve hangi evrakları ne zaman kullanmaya başlamanız gerektiğini mali müşavirinizle teyit ettikten sonra basıma geçmenizi öneririz.

1. Adım: Logo ve Kurumsal Kimlik

Logo ve kurumsal kimlik, diğer tüm basılı evrakların ortak zeminidir; renkler ve yazı karakteri bir kez belirlendiğinde kartvizitten faturaya kadar her şey aynı dilde hazırlanır. Kimlik belirlenmeden bastırılan kartvizit, birkaç ay sonra diğer evraklardan farklı görünen bir kartvizit demektir.

Bu aşamada netleşmesi gerekenler şunlardır:

• Logo ve logonun açık ya da koyu zeminlerde kullanılacak versiyonları
• Kurumsal renkler ve yazı karakterleri
• Logonun kartvizit, antetli kağıt ve zarf üzerindeki yerleşim kuralı

Logo ve renk sistemini sıfırdan kurmak ya da mevcut logonuzu evraklara uyarlamak için kurumsal kimlik çalışmamızın kapsamına göz atabilirsiniz.

2. Adım: Fatura, İrsaliye ve Diğer Resmi Evraklar

Fatura, irsaliye ve gider pusulası gibi matbu evraklar Maliye anlaşmalı matbaalarda basılır; hangilerine ihtiyaç duyacağınız faaliyet türünüze göre değişir. e-Fatura kullanacak işletmeler de bazı durumlarda basılı evraka ihtiyaç duyabilir; hangi evrakların gerektiğini mali müşaviriniz netleştirir.

Bu grupta sık karşılaşılan evraklar şunlardır:

• Fatura veya irsaliyeli fatura: Mal ve hizmet satışını belgeler.
• Sevk irsaliyesi: Malın taşınması sırasında malla birlikte bulunur.
• Gider pusulası: Fatura düzenlemeyen kişilerden yapılan alımlarda kullanılır.
• Adisyon fişi: Kafe ve restoranlarda servis sırasında düzenlenir.
• Serbest meslek makbuzu: Serbest meslek sahiplerinin aldığı ücreti belgeler.

Bu evrakların basımı için istenen bilgileri fatura bastırmak için gerekenler yazımızda, bastığımız evrak türlerini ise Maliye anlaşmalı evraklar sayfamızda bulabilirsiniz.

3. Adım: Kartvizit, Antetli Kağıt ve Zarf

Kartvizit, antetli kağıt ve zarf, yeni bir şirketin müşteriler ve iş ortaklarıyla ilk yazışmalarında kullandığı temel üçlüdür. Üçünü aynı anda planlamak, logo yerleşiminin ve renklerin birbirini tutmasını sağlar.

• Kartvizit: Kurucular ve satış ekibi için ilk ihtiyaçlardandır. Kimin kartvizitinde hangi unvanın yazacağını önceden listeleyin. Model seçenekleri için kartvizit çeşitleri sayfamıza bakabilirsiniz.
• Antetli kağıt: Teklif, sözleşme ve resmi yazışmalarda kullanılır. Ticari unvan, adres ve kayıt bilgilerinin doğru yazılması burada özellikle önemlidir; seçenekleri antetli kağıt sayfamızda anlattık.
• Zarf: Yazışma ve fatura gönderimi için diplomat zarf, katlanmayacak evrak için torba zarf yaygın olarak kullanılır. Pencereli ve penceresiz modelleri zarf örnekleri sayfamızda görebilirsiniz.

Pencereli zarf kullanacaksanız fatura ve antetli kağıt üzerindeki adres alanının zarf penceresine denk gelmesi gerekir. Bu ayrıntıyı üç ürünü birlikte tasarlarken kontrol etmek, sonradan düzeltme ihtiyacını ortadan kaldırır.

4. Adım: Makbuz, Dosya ve Tanıtım Malzemeleri

Makbuz, dosya ve tanıtım malzemeleri ilk gün şart olmasa da işler başladıkça ihtiyaç duyulan ikinci grup evraklardır. Faaliyetinize göre şunları planlayabilirsiniz:

• Tahsilat ve tediye makbuzu: Elden ve kasadan yapılan ödemeleri kayda almak için.
• Cepli dosya: Teklif ve sunum evraklarını düzenli bir şekilde teslim etmek için.
• Broşür veya katalog: Ürün ve hizmetlerinizi ayrıntılı anlatmak için.
• Etiket: Ürün satan işletmelerde ambalaj ve ürün üzerinde markayı göstermek için.
• Tabela: İşyerinizin dışarıdan kolayca tanınması için.

Bu malzemelerin hepsinde aynı logo, renk ve iletişim bilgilerinin kullanılması, yeni bir markanın akılda kalmasına yardımcı olur.

Yeni şirketinizin logosundan faturasına kadar basılı evraklarını tek bir planla hazırlamak isterseniz kurumsal kimlik sayfamızdan başlayabilirsiniz. Teklif için WhatsApp'tan 0533 815 93 43 numarasına yazabilir, 0232 425 37 61 numaralı telefondan arayabilir ya da iletişim formunu kullanabilirsiniz; ihtiyaç listenizi Konak Kahramanlar'daki matbaamızda yüz yüze de konuşabiliriz.

Sık Sorulan Sorular

Şirket kurulunca ilk hangi basılı evraklar gerekir?

Çoğu yeni işletme için ilk ihtiyaçlar faaliyet türüne uygun resmi evraklar ile kartvizittir. Satışa başlamadan önce fatura gibi evrakların hazır olması gerekebilir; hangi resmi evrakları kullanacağınızı mali müşavirinizle netleştirin. Antetli kağıt ve zarf, yazışmalar başladıkça bunları izler.

Logo olmadan fatura ve kartvizit bastırılabilir mi?

Evet, logo olmadan da evrak hazırlanabilir; ticari unvan ve iletişim bilgileri sade bir yazı düzeniyle kullanılabilir. Ancak logo sonradan eklenecekse evrakların yeniden basılması gerekeceği için kimlik çalışmasını önce tamamlamak daha ekonomik olabilir.

Adres ya da unvan değişirse basılı evraklar ne olur?

Adres, telefon ya da unvan değiştiğinde bu bilgileri taşıyan evrakların güncellenmesi gerekir. Fatura gibi resmi evraklarda bilgi değişikliğinde nasıl ilerleneceğini mali müşavirinize danışın. Yeni şirketlerde ilk siparişi ihtiyaca göre planlamak, böyle bir değişiklikte elde fazla eski evrak kalmasını önler.

Tüm evrakları aynı matbaada hazırlatmanın avantajı nedir?

Tüm evrakları aynı yerde hazırlatmak, logo, renk ve yazı karakterinin her üründe aynı kalmasını kolaylaştırır; firma bilgileri de tek bir kez kontrol edilir. İzmir Ajans Matbaa olarak Maliye anlaşmalı evrakları ve kurumsal kimlik ürünlerini tasarımıyla birlikte hazırlıyoruz.