Gider Pusulası Nedir, Ne Zaman ve Nasıl Kullanılır?

Gider pusulası, fatura düzenlemeyen kişilerden yapılan alımlarda alıcının düzenlediği belgedir. Ne zaman kullanıldığını ve nasıl doldurulduğunu anlattık.

Bir işletme her alımında karşı taraftan fatura almayı bekler; ancak her satıcı fatura düzenleyebilecek durumda değildir. Vergiden muaf bir esnaftan ürün aldığınızda ya da vergi mükellefi olmayan birine küçük bir iş yaptırdığınızda gideri belgelemek için başka bir yol gerekir. Gider pusulası tam olarak bu boşluğu doldurur.

Gider Pusulası Nedir?

Gider pusulası, fatura düzenleme yükümlülüğü bulunmayan kişilerden mal veya hizmet satın alan işletmenin, bu alımı belgelemek için kendisinin düzenlediği belgedir. Faturadan temel farkı budur: faturayı satıcı keser, gider pusulasını ise alıcı olan işletme düzenler ve satıcıya imzalatır.

Bu nedenle gider pusulası, işletmenin kendi evrakı gibi düşünülür: üzerinde işletmenin unvanı ve vergi bilgileri basılıdır, satıcının bilgileri ise düzenleme sırasında doldurulur. Belge genellikle en az iki nüsha hâlinde hazırlanır; nüshalardan biri mal satan ya da işi yapan kişiye verilir, diğeri işletmede kalır.

Gider Pusulası Ne Zaman Kullanılır?

Gider pusulası, satıcının fatura veremediği ve alımın başka bir belgeyle belgelenemediği durumlarda kullanılır. Uygulamada sık karşılaşılan örnekler şunlardır:

• Esnaf muaflığından yararlanan birinden el yapımı ürün ya da hizmet alınması
• Vergi mükellefi olmayan bir kişiye küçük bir tamir, taşıma veya temizlik işi yaptırılması
• Bireylerden ikinci el eşya ya da hurda alınması
• Fatura düzenleyemeyen küçük ölçekli satıcılardan yapılan alımlar

Bu örnekler genel fikir vermek içindir. Satıcının vergi durumu, alımın niteliği ve tutarı, gider pusulasının doğru belge olup olmadığını değiştirebilir. Bazı alımlarda ödeme sırasında vergi kesintisi yapılması da gündeme gelebilir; bu ayrıntılar işletmeden işletmeye değiştiği için mali müşavirinize danışmanızı öneririz.

Gider Pusulası, Fatura ve Diğer Belgeler Arasındaki Fark

Gider pusulasını diğer belgelerden ayıran şey, belgeyi kimin düzenlediği ve kimden alım yapıldığıdır. Aşağıdaki tablo, sık karıştırılan belgeleri genel hatlarıyla karşılaştırır:

Tablo genel bir çerçeve sunar; satıcının durumunu öğrenmeden belge türüne karar vermemenizi öneririz. Benzer bir karışıklık fatura ile irsaliye arasında da yaşanır; bunu sevk irsaliyesi ile irsaliyeli fatura farkı yazımızda ele aldık.

Gider Pusulası Nasıl Doldurulur?

Gider pusulası doldurulurken alımın tarihi, satıcının kimliği, alınan mal ya da hizmet ve bedeli açıkça yazılır, belge iki tarafça imzalanır. Matbu bir gider pusulasında genellikle şu alanlar bulunur:

• Basılı alanlar: İşletmenin unvanı, adresi, vergi dairesi ve numarası; seri ve sıra numarası
• Satıcıya ait alanlar: Ad soyad, adres ve kimlik numarası
• İşleme ait alanlar: Tarih, malın ya da işin cinsi, miktarı, birim fiyatı ve tutarı
• Kesinti ve imza alanları: Varsa vergi kesintisi, ödenen net tutar ve iki tarafın imzası

Belgeyi düzenledikten sonra satıcıya imzalatmak ve nüshalardan birini ona vermek önemlidir. Elle doldurulan pusulalarda okunaklı yazmak, rakamla ve gerekiyorsa yazıyla tutarı belirtmek sonradan yaşanabilecek karışıklıkları azaltır.

Sık yapılan hatalar

Gider pusulasında yaşanan karışıklıklar çoğu zaman belgenin eksik ya da özensiz doldurulmasından kaynaklanır. Şu noktalara dikkat etmenizi öneririz:

• Satıcının kimlik ve adres bilgilerini eksik bırakmak
• Malın ya da işin cinsini açık yazmak yerine belirsiz ifadeler kullanmak
• Satıcıya imzalatmayı ya da nüshasını vermeyi unutmak
• Fatura düzenleyebilecek bir satıcıdan yapılan alımda gider pusulası düzenlemek
• Pusulaları sıra numarasını atlayarak kullanmak ya da iptal edilen nüshaları atmak

İptal etmeniz gereken bir pusula olursa tüm nüshalarını saklayıp nasıl işlem yapacağınızı mali müşavirinize sormanız en sağlıklı yoldur.

Gider Pusulası Nereden Temin Edilir?

Matbu gider pusulası, işletmenin bilgileriyle Maliye anlaşmalı bir matbaada bastırılır. Pusulalar da fatura gibi işletmenize özel, seri ve sıra numaralı olarak hazırlanır ve basım bilgileri kayıt altına alınır. Anlaşmalı matbaanın ne olduğunu ve nasıl seçileceğini anlaşmalı matbaa rehberimizde anlattık.

Gider pusulası bastırırken karar vermeniz gereken başlıca konular ölçü, nüsha sayısı ve adettir. Ayda birkaç pusula düzenleyen bir işletmeyle her gün alım yapan bir hurda ya da geri dönüşüm işletmesinin ihtiyacı aynı olmaz; kullanım sıklığınızı anlatmanız, uygun cilt yapısını birlikte belirlememizi kolaylaştırır. Firma bilgileri için istenen belgeler ise fatura siparişindekilere genellikle benzer; ayrıntıları fatura bastırmak için gerekenler yazımızda bulabilirsiniz.

Pusulalarınızı faturanızla aynı tasarım dilinde, logonuzla bastırabilirsiniz; böylece işletmenizin bütün evrakları tutarlı görünür. Fatura ve gider pusulasını aynı siparişte bastırmak, bilgilerin tek seferde kontrol edilmesini de sağlar.

e-Fatura ya da diğer elektronik belge uygulamalarını kullanan işletmelerde gider pusulasının kâğıt mı, elektronik mi düzenleneceği değişebilir. Bu konuyu mali müşavirinizle netleştirmenizi öneririz; basılı evrak tarafında neler gerekebileceğini e-Fatura kullananlar için basılı evraklar yazımızda özetledik.

Gider pusulası basımı için işletme bilgilerinizi, ölçü ve nüsha tercihinizi ve yaklaşık adedi WhatsApp (0533 815 93 43), 0232 425 37 61 numaralı telefon ya da iletişim formu üzerinden iletebilirsiniz. Diğer evrak türlerini görmek ve teklif istemek için Maliye anlaşmalı evraklar sayfamıza da göz atabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Gider pusulasını kim düzenler?

Gider pusulasını mal ya da hizmeti satın alan işletme düzenler. Satıcı belgeyi imzalar ve nüshalardan birini alır. Bu yönüyle, satıcının düzenlediği faturadan ayrılır.

Gider pusulası ile tediye makbuzu aynı şey mi?

Hayır, ikisi farklı belgelerdir. Gider pusulası fatura düzenleyemeyen birinden yapılan alımı belgeler; tediye makbuzu ise işletmenin yaptığı bir ödemenin genel kaydı olarak kullanılır. Tahsilat ve tediye makbuzu arasındaki farkı ayrı bir yazıda, basım seçeneklerini makbuz basımı sayfamızda bulabilirsiniz.

Gider pusulası elle doldurulabilir mi?

Evet, matbu gider pusulaları genellikle elle doldurulacak şekilde cilt hâlinde basılır. Okunaklı yazmak ve tutarı açıkça belirtmek önemlidir. Pusulaları yazıcıdan geçirmek istiyorsanız ölçü ve düzeni sipariş sırasında buna göre planlayabiliriz.

Her alım için gider pusulası düzenlenebilir mi?

Hayır, gider pusulası satıcının fatura düzenleyemediği durumlar için kullanılır. Fatura düzenleyebilen bir satıcıdan alım yaptığınızda genellikle fatura istenir. Hangi alımda hangi belgenin uygun olduğundan emin değilseniz mali müşavirinize danışın.