Fatura Bastırmak İçin Gerekenler: Belgeler ve Bilgiler

Fatura bastırmak için genellikle vergi levhası, imza sirküleri ve kimlik bilgileri istenir. Belgeleri, firma bilgilerini ve baskı tercihlerini özetledik.

Matbu fatura ilk kez bastıracak bir işletme için en çok sorulan soru, matbaaya neyle gidileceğidir. Bu yazıda Maliye anlaşmalı bir matbaanın sipariş sırasında genellikle istediği belgeleri, faturaya basılacak bilgileri ve baskıyla ilgili tercihleri tek tek ele alıyoruz. İstenenler işletme türüne göre değişebildiği için bunu kesin bir liste değil, hazırlık rehberi olarak okumanızı öneririz.

Fatura Bastırmak İçin Hangi Belgeler Genellikle İstenir?

Fatura bastırmak için matbaalar genellikle işletmenin vergi kaydını ve yetkili kişisini gösteren birkaç belge ister. Hangi belgelerin isteneceği şahıs işletmesi ya da şirket olmanıza, ilk kez mi yoksa yeniden mi bastırdığınıza göre değişebilir; sipariş sırasında bunu sizinle netleştiririz. Sık karşılaşılan belgeler şunlardır:

• Vergi levhası: İşletmenin bağlı olduğu vergi dairesini ve vergi numarasını gösterir.
• İmza sirküleri veya imza beyannamesi: Şirketlerde imza sirküleri, şahıs işletmelerinde imza beyannamesi istenebilir.
• Kimlik fotokopisi: Siparişi veren yetkilinin ya da işletme sahibinin kimliği.
• Oda kaydı veya faaliyet belgesi: Ticaret odası ya da esnaf odası kaydını gösteren güncel bir belge.
• Yetki belgesi: Siparişi işletme adına başka biri veriyorsa yetkilendirildiğini gösteren yazı ya da vekâletname istenebilir.

Belgelerin aslının mı, fotokopisinin mi yoksa taranmış kopyasının mı gerektiğini teklif aşamasında size söyleriz. Yakın zamanda adres, unvan ya da vergi dairesi değişikliği yaptıysanız belgelerin güncel hâlini hazırlamanız, faturaya eski bilginin basılmasını önler.

Faturaya Basılacak Firma Bilgileri

Faturaya basılacak firma bilgileri, işletmenizi tanımlayan ve her faturada değişmeden yer alan alanlardır. Bu bilgiler baskıdan sonra değiştirilemeyeceği için taslak aşamasında harf harf kontrol edilmelidir. Matbu faturalarda genellikle şu alanlar yer alır:

• Ticaret unvanı ya da işletme sahibinin adı soyadı
• İşletme adresi ve varsa şube adresleri
• Vergi dairesi ve vergi kimlik numarası ya da TC kimlik numarası
• Şirketlerde ticaret sicil ya da MERSİS numarası gibi kayıt bilgileri
• Telefon, e-posta ve internet sitesi adresi
• Logo ve isteğe bağlı olarak banka hesap bilgileri

Hangi alanların mutlaka yer alması gerektiği işletme türüne göre farklılık gösterebilir. Bu konuda en doğru yönlendirmeyi mali müşaviriniz yapar; biz de taslağı hazırlarken eksik görünen bir alan olursa size sorarız. Seri ve sıra numaraları ise basım sırasında belirlenir ve her faturaya sırayla basılır.

Baskı Tercihleri: Ölçü, Nüsha ve Cilt

Fatura siparişinde belgelerin yanında ölçü, nüsha sayısı ve cilt ya da form tercihini de belirlemeniz gerekir. Elle mi doldurulacak, yazıcıdan mı geçecek, kaç nüsha gerekecek gibi soruların cevabı faturanın ölçüsünü ve yapısını belirler.

Nüshaların birbirinden kolay ayırt edilmesi için farklı renkte ya da otokopili kâğıtlar yaygın olarak kullanılır; bu seçenekleri teklif aşamasında birlikte belirleriz. Malı faturayla birlikte teslim ediyorsanız ölçü ve nüsha kararını irsaliye ihtiyacınızla birlikte vermek daha pratiktir; sevk irsaliyesi ile irsaliyeli fatura arasındaki farkı ayrı bir yazıda anlattık.

İlk Kez mi, Yeniden mi Bastırıyorsunuz?

İlk kez fatura bastıranlardan genellikle belgelerin tamamı istenir; yeniden bastıranlarda ise önceki faturaya ait bilgiler de önem kazanır.

Yeni kurulan işletmeler

Yeni kurulan bir işletmede vergi kaydı ve işe başlama işlemleri tamamlanmadan fatura basımına geçilmesi genellikle mümkün olmaz. Bu nedenle önce mali müşavirinizle kuruluş işlemlerinin tamamlandığını teyit etmenizi, ardından belgeleri bize iletmenizi öneririz. Fatura dışında kartvizit, antetli kâğıt ve zarf gibi ihtiyaçlarınızı da aynı dönemde planlayabilirsiniz; bunun için yeni şirket kuranlar için basılı evrak kontrol listesine göz atabilirsiniz.

Faturası biten işletmeler

Daha önce fatura bastırdıysanız elinizdeki son faturanın bir örneğini paylaşmanız işleri kolaylaştırır. Bu örnek, önceki seri ve sıra bilgisini, kullanılan ölçüyü ve nüsha düzenini görmemizi sağlar. Matbaa değiştiriyor olsanız da bu bilgiler yeni basımın doğru planlanmasına yardımcı olur. Bu arada unvan, adres ya da vergi dairesinde değişiklik olduysa yeni faturaya güncel bilgilerin basılması için bunu sipariş sırasında belirtin.

e-Fatura uygulamasına geçtiyseniz matbu faturaya hâlâ ihtiyacınız olup olmadığını önce mali müşavirinize sormanızı öneririz. Bu durumda hangi basılı evrakların gündeme gelebileceğini e-Fatura kullananlar için basılı evraklar yazımızda topladık.

Siparişten Önce Hazırlık Listesi

Siparişten önce aşağıdaki maddeleri hazırlamanız, taslağın ilk seferde doğru çıkmasına ve gereksiz yazışmaların azalmasına yardımcı olur:

1. Mali müşavirinizle hangi evrakların matbu basılacağını netleştirin.
2. Vergi levhası, imza sirküleri veya beyannamesi ve kimlik fotokopisini hazırlayın.
3. Faturaya basılacak unvan, adres ve iletişim bilgilerini yazılı olarak iletin.
4. Logonuzu mümkünse vektörel ya da yüksek çözünürlüklü bir dosya olarak gönderin.
5. Ölçü, nüsha sayısı, cilt veya sürekli form tercihini ve adedi belirleyin.
6. Daha önce fatura bastırdıysanız son faturanızın bir örneğini ekleyin.

Bilgiler elimize ulaştığında taslağı hazırlar, onayınıza sunarız; onaydan sonra baskıya geçeriz. Matbaanın neden anlaşmalı olması gerektiğini merak ediyorsanız anlaşmalı matbaa rehberimize bakabilirsiniz.

Belgelerinizi hazırladıysanız WhatsApp hattımızdan (0533 815 93 43), 0232 425 37 61 numaralı telefondan ya da iletişim formumuzdan bize ulaşabilirsiniz. Evrak türlerini, sipariş adımlarını ve teslimde kontrol etmeniz gereken alanları Maliye anlaşmalı evrak basımı sayfamızda bulabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Fatura bastırmak için matbaaya bizzat gitmek gerekir mi?

Her zaman gerekmez; sipariş sürecini WhatsApp ya da telefonla başlatabilirsiniz. Belgelerin kopyasının yeterli olup olmadığını ya da aslının gerekip gerekmediğini sipariş sırasında size söyleriz. Yüz yüze konuşmak isterseniz Konak Kahramanlar'daki matbaamıza da uğrayabilirsiniz.

Şahıs işletmesi ile şirketten istenen belgeler aynı mı?

Büyük ölçüde benzerdir ama birebir aynı değildir. Şirketlerde imza sirküleri ve ticaret sicil bilgileri öne çıkarken şahıs işletmelerinde imza beyannamesi ve esnaf ya da ticaret odası kaydı istenebilir. İşletmenize uygun listeyi sipariş sırasında netleştiririz.

Faturada logo ve banka bilgisi olmalı mı?

Logo ve banka bilgileri çoğu işletmede tercihe bağlı alanlardır. Logolu bir fatura kurumsal görünümü güçlendirir, banka bilgisi ise müşterinizin ödemeyi doğru hesaba yapmasına yardımcı olur. Logonuz henüz hazır değilse kurumsal kimlik çalışmasıyla birlikte ele alabiliriz.

Fatura basımında adedi nasıl belirlemeliyim?

Adedi, ayda ortalama kaç fatura düzenlediğinize ve faturayı ne sıklıkla yeniden bastırmak istediğinize göre belirleyebilirsiniz. Yakın zamanda unvan veya adres değişikliği planlıyorsanız elde fazla fatura kalmaması için adedi buna göre tutmak mantıklıdır. Teklif aşamasında farklı adetler için seçenekleri birlikte değerlendirebiliriz.