e-Fatura Kullananlar Hangi Basılı Evraklara İhtiyaç Duyabilir?

e-Fatura kullanan işletmeler de gider pusulası, adisyon, makbuz ve irsaliye gibi basılı evraklara ihtiyaç duyabilir. Hangi durumlarda gerektiğini anlattık.

e-Fatura uygulamasına geçen birçok işletme, matbaa ile işinin bittiğini düşünür. Oysa faturaların elektronik ortama taşınması, işletmede kullanılan bütün belgelerin elektronik hâle geldiği anlamına gelmez. Bazı belgeler ayrı elektronik uygulamalara tabidir, bazıları ise Maliye evrakı bile değildir. Bu yazıda e-Fatura kullanan bir işletmenin hangi basılı evraklara hâlâ ihtiyaç duyabileceğini genel hatlarıyla ele alıyoruz.

e-Fatura'ya Geçince Basılı Evrak İhtiyacı Biter mi?

Çoğu işletmede basılı evrak ihtiyacı e-Fatura ile birlikte azalır ama tamamen bitmez. Faturalar elektronik düzenlenirken irsaliye, gider pusulası, adisyon ya da makbuz gibi belgelerin hangi biçimde düzenleneceği, işletmenin kayıtlı olduğu diğer elektronik belge uygulamalarına ve faaliyet alanına göre değişir.

Örneğin e-Fatura kullanan bir işletme e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı değilse sevk irsaliyesini kâğıt olarak düzenlemeye devam edebilir. Matbu faturaya hâlâ ihtiyacınız olup olmadığı da işletmenizin durumuna bağlıdır. Bu yüzden her işletme için geçerli tek bir liste vermek doğru olmaz; kendi durumunuzu mali müşavirinizle netleştirmenizi öneririz.

Geçiş, basılı evraklarınızı gözden geçirmek için de iyi bir fırsattır. Elektronik faturalarınızda görünen unvan, adres ve logo ile matbu evraklarınızdaki bilgiler aynı olmalıdır. Eski adresi ya da eski logoyu taşıyan evraklar varsa yeni basımda bunları güncellemek, müşterileriniz ve tedarikçileriniz açısından karışıklığı önler.

e-Fatura Kullananların İhtiyaç Duyabileceği Maliye Evrakları

e-Fatura kullanan işletmelerde gündeme gelebilecek başlıca matbu belgeler gider pusulası, sevk irsaliyesi, adisyon ve serbest meslek makbuzudur. Bu belgeler kâğıt olarak düzenlenecekse Maliye anlaşmalı bir matbaada işletmenize özel olarak basılır. Aşağıda bu belgeleri tek tek ele alıyor, her biri için mali müşavirinize sormanız gereken noktayı belirtiyoruz.

Gider pusulası

Fatura düzenleyemeyen kişilerden yapılan alımlarda düzenlenen gider pusulası, e-Fatura kullanan işletmelerde de gündeme gelebilir. Özellikle hurda, ikinci el eşya ya da el emeği ürün alımı yapan işletmelerde bu belgeyle sık karşılaşılır. Pusulanın kâğıt mı, elektronik mi düzenleneceğini mali müşavirinize sorun; belgenin ne olduğunu ve nasıl doldurulduğunu gider pusulası nedir yazımızda anlattık.

Sevk irsaliyesi ve irsaliyeli fatura

Malı taşıyan ya da müşteriye teslim eden işletmeler için irsaliye önemli bir belgedir. e-İrsaliye uygulamasını kullanmayan işletmeler sevk irsaliyesini genellikle matbu olarak düzenler. İrsaliyeli fatura ise fatura niteliği taşıdığından, e-Fatura kullanan bir işletmede matbu olarak kullanılıp kullanılamayacağını mali müşavirinize mutlaka sorun. İki belgenin farkını sevk irsaliyesi ile irsaliyeli fatura farkı yazımızda bulabilirsiniz.

Adisyon

Restoran, kafe ve benzeri yeme içme işletmelerinde siparişlerin takibi için kullanılan adisyon, e-Fatura kullanan işletmelerde de basılı olarak kullanılmaya devam edebilir. Adisyonun kasa ve fatura süreçlerinizle nasıl ilişkilendirileceğini mali müşavirinizle netleştirmenizi öneririz. Adisyonun ölçüsü, nüsha sayısı ve cilt yapısı servis düzeninize göre planlanır. Yeni bir mekân açıyorsanız menü ve diğer basılı malzemelerle birlikte düşünmek için kafe ve restoran açarken gereken basılı malzemeler yazımıza göz atabilirsiniz.

Serbest meslek makbuzu

Avukat, mali müşavir, mimar ve doktor gibi serbest meslek sahipleri aldıkları ücreti serbest meslek makbuzuyla belgeler. Bu makbuzun da elektronik bir karşılığı bulunduğu için kâğıt makbuza ihtiyaç olup olmadığı, meslek sahibinin hangi uygulamaya kayıtlı olduğuna bağlıdır. Matbu makbuz kullanacaksanız diğer Maliye evraklarında olduğu gibi anlaşmalı matbaada bastırılır.

Maliye Evrakı Olmayan Ama Kullanılmaya Devam Eden Basılı Evraklar

e-Fatura'ya geçişten doğrudan etkilenmeyen basılı evraklar da vardır; bunlar işletmenin kendi kayıt ve yazışma düzeni için kullandığı evraklardır. Resmi evraklarınızla aynı tasarım dilinde hazırlandıklarında işletmenizin bütün evrakları tutarlı görünür.

• Tahsilat ve tediye makbuzu: İşletmenin aldığı ve yaptığı ödemeleri belgelemek için kullanılır. Firmaya özel basılan makbuzlar için makbuz basımı sayfamıza, iki makbuzun farkı için tahsilat ve tediye makbuzu farkı yazımıza bakabilirsiniz.
• Fatura zarfı: e-Arşiv faturanın kâğıt çıktısını, ekstre ya da sözleşme gibi belgeleri müşteriye postayla gönderen işletmeler için logolu zarflar hâlâ kullanışlıdır. Zarf seçenekleri zarf örnekleri sayfamızda yer alıyor.
• Antetli kâğıt: Teklif, yazışma ve resmi başvurularda kullanılan, işletmenin logosu ve iletişim bilgilerini taşıyan kâğıttır.

Bu evraklar genellikle işletmenin kendi düzenine göre tasarlanır; hangi alanların yer alacağını, kaç nüsha gerektiğini ve kâğıt tercihini kullanım şeklinize göre birlikte belirleriz.

Geçiş Döneminde Mali Müşavirinize Sormanız Gerekenler

e-Fatura'ya geçiş döneminde basılı evrak ihtiyacınızı netleştirmenin en kolay yolu, mali müşavirinize birkaç somut soru sormaktır. Aşağıdaki sorular bu görüşmeyi planlamanıza yardımcı olabilir:

1. İşletmem hangi elektronik belge uygulamalarına kayıtlı, hangilerine kayıtlı değil?
2. İrsaliye, gider pusulası ve makbuzlarımı kâğıt olarak mı düzenlemeliyim?
3. Elimde kalan kullanılmamış matbu faturalarla ilgili ne yapmam gerekiyor?
4. Faaliyet alanıma özel kullanmam gereken başka bir basılı belge var mı?
5. Yeniden basım yaptıracaksam ne kadarlık ihtiyaç öngörmeliyim?

Cevaplar netleştiğinde hangi evrakları, hangi ölçü ve nüsha düzeninde bastıracağınıza birlikte karar verebiliriz. Matbu evrak siparişinde istenen belgeler ve bilgiler için fatura bastırmak için gerekenler yazımız yol gösterir; anlaşmalı matbaa seçerken nelere bakacağınızı ise anlaşmalı matbaa rehberimizde anlattık.

Elektronik belgeye geçtikten sonra ihtiyaç duyduğunuz basılı evrakları birlikte belirleyelim. Evrak listenizi WhatsApp (0533 815 93 43) ya da 0232 425 37 61 üzerinden iletebilir veya iletişim formunu kullanabilirsiniz; bastığımız evrak türlerini Maliye anlaşmalı evraklar sayfamızda görebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

e-Fatura'ya geçince elimdeki matbu faturaları kullanabilir miyim?

Bu, geçiş sürecinize ve işletmenizin durumuna bağlıdır. Elinizdeki matbu faturaları kullanmaya devam etmeden önce mali müşavirinize danışmanızı öneririz. Basılı evrak ihtiyacınız sürüyorsa adedi bu bilgiye göre birlikte planlarız.

e-Arşiv fatura ile e-Fatura aynı şey mi?

Hayır, ikisi de elektronik fatura türüdür ama farklı alıcılar için kullanılır. Genel olarak e-Fatura, uygulamaya kayıtlı işletmeler arasında; e-Arşiv fatura ise kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenir. İşletmenize hangisinin uygulanacağını mali müşaviriniz netleştirir.

Basılı evrakları e-Fatura'daki logo ve bilgilerle uyumlu hazırlayabilir misiniz?

Evet. e-Fatura şablonunuzda kullandığınız logo ve firma bilgilerini paylaşırsanız gider pusulası, irsaliye ya da makbuz gibi basılı evrakları aynı görünümle hazırlayabiliriz. Böylece müşterinize ulaşan elektronik ve basılı belgeler birbirini tamamlar.

Farklı basılı evrakları tek siparişte bastırabilir miyim?

Evet; aynı firma bilgilerini taşıyan evrakları tek siparişte bastırmak, bilgilerin bir kez kontrol edilmesini ve bütün evrakların tutarlı görünmesini sağlar. Örneğin gider pusulası, sevk irsaliyesi ve tahsilat makbuzu aynı teklifte değerlendirilebilir.